Despeses deduïbles: autònoms i societats

L’estalvi fiscal suposa un dels reptes més grans per a empreses i autònoms. Per això conèixer les despeses deduïbles és molt important, ja que ens permetrà pagar menys impostos a l’Agència Tributària.

Si vols estalviar en impostos i optimitzar les teves despeses, queda’t amb nosaltres en aquest post on t’explicarem què són les despeses deduïbles, com diferenciar-les de les no deduïbles i quines són les més comunes per a autònoms i per a societats.

Què són les despeses deduïbles?

Les despeses deduïbles són els pagaments que fan els autònoms o empresaris per poder desenvolupar la seva feina. Com, per exemple, les eines que compra un fuster pel seu taller.

Qualsevol despesa deduïble té una base imposable (el preu sense impostos) i altres imports, que normalment són impostos (IVA i IRPF), però també poden ser altres, com ara costos de gestió o comissions.

Per molt que es pagui tot alhora, Hisenda tracta aquestes dues parts de manera diferent. Per això moltes vegades es confon la despesa (base imposable) de l’impost (IVA), però es pot estalviar per les dues parts.

Base imposable

El que es considera despesa és la base imposable i té a veure amb l’IRPF.

A la declaració de la renda, totes les despeses deduïbles es resten als ingressos nets. De manera que quan Hisenda calcula els impostos que has de pagar, la xifra en què es basa és més baixa, aconseguint reduir els impostos.

IVA

L’IVA, encara que també es pot deduir, no es considera una despesa, sinó que funciona com una recaptació d’impostos.

L’IVA suportat (el que has pagat per les despeses deduïbles) es resta de l’IVA Repercutit (el que has recaptat a través de les factures emeses). Aquest és un procés que se sol fer trimestralment.

Requisits de les despeses deduïbles

Tot i que el concepte és relativament senzill, a la pràctica pot resultar complicat.

Sense un gestor, la deducció de despeses és l’àrea on més errors fiscals cometen autònoms i PIMES, ja que depèn de moltes variables.

Per no tenir problemes amb Hisenda, has de demostrar que les despeses deduïbles compleixen amb uns requisits:

Han de ser despeses necessàries per poder desenvolupar la teva activitat econòmica.
Sempre han d’anar justificats i documentats amb totes les dades (factures, nòmines, rebuts, etc.).
Han d’estar registrats comptablement. És a dir, han d’estar reflectits als comptes de pèrdues i guanys de l’exercici corresponent.
Han d’estar correlacionats amb un ingrés. Has de poder demostrar que efectivament has fet el servei/producte que ha motivat la despesa.

Quines són les despeses deduïbles?

En general les despeses deduïbles més comunes són:

Els propis del consum d’explotació (material per al desenvolupament de l’activitat).
Cotitzacions a la SS per la quota d’autònom i la quota de treballadors en cas de contractació.
Es pot deduir el 50% de les aportacions a mutualitats de previsió social.
Sous i Salaris dels treballadors.
Despeses associades a la contractació de serveis professionals (assessors, advocats, auditors…)
Despeses de publicitat, relacions públiques, pàgina web, domini i servidor.
Primes d’assegurances.
Amortització.
Despeses financeres.
Arrendaments de locals, els subministraments i les reparacions i despeses de conservació.

Despeses deduïbles: Autònoms

Hi ha una sèrie de despeses molt habituals entre els autònoms que presenten algunes peculiaritats i sempre generen dubtes, ja que es fan servir tant per a l’activitat econòmica com per a l’ús personal. Això s’anomena el grau “d’afectació a l’activitat”.

Hisenda és cada vegada més exigent quant als requisits per justificar aquest tipus de despeses.

Aquestes són els més comunes:

Local o oficina, de lloguer o en propietat

Generalment, no presenten problemes, hauràs de notificar a Hisenda les dades de local en el moment de donar-te d’alta, i així podràs desgravar-te totes les despeses associades a aquest local: lloguer, reformes, manteniment, llum, aigua, telèfon, despeses associades a la hipoteca o l’assegurança. També podràs amortitzar la inversió feta si és en propietat.

Local o oficina a l’habitatge habitual

Cal notificar a Hisenda, indicant el percentatge del domicili dedicat a l’activitat. El més normal és que sigui una habitació o màxim dues, per la qual cosa s’afectarà entre un 10% i un 40% com a màxim. Les despeses associades a l’habitatge es poden desgravar en aquest mateix percentatge.

Despeses de telèfon

Hisenda et permetrà la deducció sempre que tinguis dues línies de telèfon diferenciades, una per a ús personal i una altra per a ús professional. Només així podràs justificar que la despesa està “afecta a l’activitat”.

Vehicle i despeses associades (manteniment, assegurança, gasolina…)

A efectes de l’IRPF, només s’admeten íntegrament com a despeses en el cas que la seva utilització es destini a activitats de transport de viatgers, mercaderies, ensenyament de conductors o activitats comercials, cosa que inclou taxistes, transportistes, repartidors, missatgers, autoescoles, agents comercials i representants.

La resta no es poden deduir aquestes despeses per l’IRPF ni per IS, i només fins a un 50% en el cas de l’IVA.

Despeses de viatges i representació

Podràs desgravar-te tant les despeses de desplaçament amb transport públic (avió i tren, però també taxis) com les d’estada en hotels i despeses de manutenció (dinars, sopars). Tot i que sempre s’haurà d’acreditar el caràcter professional.

Despeses deduïbles: Societats

Partim de que, perquè la despesa sigui fiscalment deduïble, aquesta haurà d’estar degudament comptabilitzada, justificada amb suport documental, imputar-se en el període impositiu en què es meriten i estar correlacionada amb un ingrés.

Per tant, les despeses que pots deduir són:

Consums d’explotació.
Sous i salaris.
Seguretat Social a càrrec de l’empresa.
Altres despeses del personal.
Arrendaments i cànons.
Reparacions i conservació.
Serveis de professionals independents.
Altres serveis exteriors.
Tributs fiscalment deduïbles.
Despeses financeres.
Amortitzacions.
Provisions.
Altres conceptes fiscalment deduïbles.
Assegurances de malaltia.
Pèrdues per insolvències de deutors.

Quines són les despeses no deduïbles?

No obstant això, sota cap concepte, podrem deduir les despeses següents:

Les retribucions dels fons propis de la societat. Concretament, els dividends i altres formes de retribució als socis per la seva participació al capital social. Així com els préstecs participatius atorgats per entitats que formin part del mateix grup de societats.
Les despeses derivades de l’impost de societats.
Les multes i sancions.
Les pèrdues del joc.
Els donatius i les liberalitats (aquelles en què no s’acredita la relació de la despesa amb la promoció de l’activitat). No obstant, sí que seran deduïbles:
- Les despeses de relacions públiques amb clients o proveïdors, com ara els àpats. Això no obstant, només es poden deduir les despeses amb el límit de l’1% de l’import net de la xifra de negocis de l’empresa.
- Els que, d’acord amb els usos i els costums, s’efectuïn respecte del personal de l’empresa. Per exemple, les cistelles de Nadal.
- Despeses realitzades per promocionar, directament o indirectament, la venda de béns i prestació de serveis.
- Aquells que estiguin correlacionats amb els ingressos.

Les despeses d’actuacions contràries a l’ordenament jurídic.
Les despeses per serveis prestats des de paradisos fiscals o pagats a través de persones o entitats residents allà, llevat que el contribuent provi que la despesa meritada correspon a una operació o transacció efectivament realitzada.
Les despeses financeres meritades en el període impositiu derivades de deutes amb entitats del grup segons els criteris establerts a l’article 42 del Codi de comerç.
Les despeses desproporcionades derivades de l’extinció de la relació laboral, comuna o especial, o de la relació mercantil, quan excedeixin de certs límits.
Les despeses corresponents a operacions realitzades amb persones o entitats vinculades que, com a conseqüència duna qualificació fiscal diferent en aquestes, no generin ingrés o generin un ingrés exempt o sotmès a un tipus de gravamen nominal inferior al 10%.
Les amortitzacions i provisions que excedeixin els límits i els supòsits assenyalats a la norma.
No seran deduïbles les despeses per provisions i fons interns per a la cobertura de contingències idèntiques o anàlogues a què són objecte del Text refós de la Llei de regulació dels plans i fons de pensions. Aquestes despeses seran fiscalment deduïbles en el període impositiu en què s’abonin les prestacions.

Conclusió

Com pots veure, l’estalvi fiscal és un tema complex i ampli, que implica moltes variables i pot ser difícil de gestionar si no ets expert en la matèria. Per tant, és un tema que la majoria d’empreses i autònoms deixen a càrrec del seu assessor.

Si vols optimitzar les despeses i estalviar en impostos, contacta amb nosaltres. T’ajudarem a treure un millor partit de les finances del teu negoci, perquè enfoquis la teva energia i recursos en el que toca.