Antícipate a sorpresas y ten claro donde está tu dinero

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CROWDFUNDING · EMPRESA · FISCALIDAD · HACIENDA · IRPF · PYMES

domingo 1 de noviembre de 2020
Antícipate a sorpresas y ten claro donde está tu dinero

EL PRESUPUESTO DE TESORERIA

Delante de la situación actual que estamos viviendo la elaboración de un presupuesto de tesorería se ha convertido en una herramienta fundamental para poder planificar las próximas entradas y salidas de efectivo y poder así determinar los saldos futuros y anticiparse a posibles riesgos. Además, se trata de uno de los documentos que hoy en día las entidades financieras exigen para poder dar financiación.

La tesorería en la empresa hace referencia al dinero disponible en caja o en la cuenta corriente. Un buen presupuesto de tesorería tiene como objetivos:

  • Asegurar la liquidez en la actividad del día a día.
  • Prever con suficiente antelación los riesgos de la falta de fondos y poder así corregir desviaciones.
  • Gestionar con mayor eficacia nuestras cuentas.

Adicionalmente deberemos tener en cuenta:

  • El presupuesto de tesorería puede tener distintos horizontes temporales. Es común hacerlo sobre un año, pero puede ser mensual, semanal o incluso diario.
  • Que no se trata de un documento fijo, hay que mantenerlo para añadir, quitar o rectificar cantidades y vencimientos. No tiene sentido que si tenemos un presupuesto anual por ejemplo no se revise por los efectos que ha tenido en la tesorería de muchas empresas el COVID-19.
  • Si hay la previsión de algún saldo negativo hay que actuar rápidamente. Quedarse sin fondos genera inseguridad y demoras en el pago de las deudas. Si ese retraso no está claramente justificado, por pequeño que sea, nuestra imagen quedará dañada en futuras operaciones.
  • Aunque el saldo sea positivo hay que evaluar los posibles riesgos e imprevistos y mantener una reserva de emergencia a la que acudir en caso de necesidad. Aunque es difícil prever situaciones como la que sufrimos en la actualidad, empresas con ese fondo de emergencia dotado habrán podido responder mejor a la crisis.
  • En esa línea se pueden cubrir distintos escenarios, uno para una evolución estable del negocio, otro más pesimista en relación con las ventas previstas y otro más optimista. Todo ello considerando que esas variaciones afectarán también evidentemente a nuestra previsión de gastos corrientes e impuestos.

 

¿Cómo elaborar un presupuesto de tesorería?

En primer lugar, deberemos tener claro todas aquellas operaciones que, de forma directa o indirecta, acabarán teniendo una repercusión en los movimientos de nuestra tesorería, y no aquellas que no suponen pagos o cobros efectivos como es el caso de las amortizaciones, correcciones valorativas u otras provisiones contables.

Deberemos por tanto considerar:

  • Facturas emitidas, que son los cobros originados por nuestra actividad diaria, y que deberían producirse normalmente en la fecha acordada. Si nuestro presupuesto es anual, hay que tener en cuenta la periodificación, es decir, considerar aquellos cobros pendientes del ejercicio anterior que se liquidan en el actual y del mismo modo no incluir los cobros que se van a hacer efectivos en el periodo posterior.
  • Facturas recibidas, son los pagos a nuestros proveedores. En aras a nuestra credibilidad es importante realizar los pagos en la fecha acordada y, por tanto, conocer el vencimiento de dichas facturas es imprescindible para disponer de saldo suficiente para hacerles frente.
  • Cobro y pago de préstamos y créditos bancarios en este caso los vencimientos, vienen dados por el contrato de financiación, donde se detalla la fecha de pago, capital amortizado e intereses de cada cuota en el cuadro de amortización.
  • Pago de impuestos También aquí las fechas de pago están fijadas, en este caso por la normativa de cada impuesto:
    1. Cotizaciones a la seguridad social. Las cotizaciones de autónomo se pagan a final de cada mes, las de los trabajadores, a finales del mes siguiente.
    2. Impuesto sobre el valor añadido (IVA). Para pequeñas y medianas empresas, se paga el día 20 o primer día laborable del mes posterior al del final de trimestre. Se liquida la diferencia entre el IVA facturado en el periodo, y el IVA que nos facturaron otras empresas durante ese mismo periodo. Si el saldo es a nuestro favor, no se paga nada, y se va compensando hasta que haya que pagar algo o bien se solicite a final de año su devolución que se hará efectiva durante el primer trimestre del ejercicio siguiente, si todo es correcto. Es además de los pocos impuestos, junto al impuesto de Sociedades, que Hacienda permite aplazar su pago
    3. Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). En el caso de los autónomos, se paga un 20% de los rendimientos netos del trimestre (ingresos-gastos), al igual que el IVA el día 20 del mes que sigue al final del trimestre. Si no hay beneficios, no se paga nada. Las pérdidas se pueden compensar. En el caso de los empleados, se les retiene la cantidad sobre las nóminas pagadas cada mes, y luego se paga trimestralmente también ese mismo día.
    4. Impuesto sobre sociedades (IS). Las sociedades pagan un impuesto sobre los beneficios obtenidos, durante el mes de Julio. En caso de pérdidas, no se paga y esas pérdidas se pueden compensar con beneficios futuros. También es fácil de calcular el importe de los 3 pagos a cuenta a realizar
  • Y finalmente el pago de aquellos gastos que se producen habitualmente y que son totalmente previsibles:
    1. Pago de Nóminas, necesario para mantener un ambiente óptimo en la empresa.
    2. Pago de suministros (luz, agua, gas, teléfono)
    3. Pago de alquileres
    4. Pago de dividendos a los socios
    5. Pago por inversiones inmobiliarias o financieras
    6. Cobros de subvenciones

Deberemos tener en cuenta también todos aquellos ingresos y gastos extraordinarios que se originen por una causa imprevista y que tengan incidencia en nuestro presupuesto.

Como conclusión, os dejamos nuestros 6 consejos para mejorar vuestra posición de tesorería:

  1. Hacer presupuestos de tesorería

¿Cómo sabemos si nuestra empresa es capaz de generar más ingresos que gastos? Si no tenemos una herramienta que nos permita medirlo y hacer previsiones seguramente no vamos a tomar la decisión más acertada para mejorar nuestra posición. La idea es anticipar los momentos en los cuales la tesorería puede estar sometida a tensiones, y por lo tanto tomar acciones acertadas (retrasar una compra, por ejemplo). Una insuficiente liquidez incluso momentánea puede llevarnos a cerrar el negocio.

  1. Trabajar sobre las cuentas a cobrar (clientes)

Los ingresos en la cuenta bancaria de la empresa no suelen coincidir con las ventas, ya que en la mayoría de las ocasiones concedemos plazos de pago a nuestros clientes. Lo ideal sería siempre trabajar al contado, pero en muchos casos eso no es posible, además de los límites que fija la ley en concepto de pagos en efectivo para combatir el blanqueo. Sin embargo, se pueden tomar ciertas medidas para reducir el saldo de dichas cuentas a cobrar, entre ellas:

  • Revisar las condiciones de cobro de todos los clientes, y solo dar crédito a los verdaderamente importantes (por estratégicos y buenos pagadores).
  • Hacer llamadas recordatorias a los clientes antes del vencimiento de la factura para anticipar posibles problemas o excusas de mal pagador (reclamaciones comerciales, facturas sin llegar) y acortar así plazos en la resolución del problema.
  • Llevar un estricto seguimiento de las facturas vencidas y no cobradas, siguiendo un plan de reclamación, actualizado semanalmente, y por supuesto dejar de dar crédito al cliente que haya impagado una vez.
  • Estudiar el coste de dar descuentos comerciales a cambio de recortar plazos del cobro.
  1. Trabajar sobre las cuentas a pagar (proveedores)

Al igual que intentamos acortar los plazos de cobro por parte de los clientes, es lógico probar hacer exactamente lo contrario con nuestros proveedores. Sin duda ellos buscarán el objetivo inverso al nuestro, y por lo tanto no será fácil. Sin embargo, si somos un cliente buen pagador, tenemos más posibilidades. El no por respuesta ya lo tenemos asegurado, por tanto, no cuesta nada intentarlo.

  1. Optimizar el stock

Otro aspecto que hay que intentar reducir es el valor de nuestras existencias. En este caso, la clave está en encontrar el equilibrio entre una disponibilidad suficiente, que no suponga una rotura de stocks de nuestros productos tan dañina para la imagen comercial de la empresa, y el incremento de nuestra tesorería por no financiar un stock desproporcionado.

Para ello, lo ideal será tener el cálculo de la rotación de stock, el número de días de ventas que representan las existencias, por cada producto.

  1. Hacer de la tesorería una prioridad para todos

Concienciar a todos nuestros empleados de cómo pueden ayudar con sus acciones a mejorar la situación de tesorería de la empresa. Los comerciales tienen que entender que su objetivo no es solo vender, sino vender y cobrar lo antes posible. Por eso recomendamos establecer políticas de retribución de las comisiones que se pagan a los vendedores por las ventas, solo cuando estas se hayan cobrado.

  1. Fondo de Emergencia

Visto lo visto de lo que ha pasado estos últimos meses y en la medida en que se pueda, dotar un fondo de emergencia que nos permita cubrir situaciones imprevistas.

Desde Aemtia Assessors hemos desarrollado una hoja Excel básica, para que puedas preparar tu propio presupuesto de tesorería. Simplemente rellena el formulario y te lo haremos llegar a través de tu correo electrónico.  O bien, si lo deseas, nos tienes a tu disposición para asesorarte en el tema.



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