El presupuesto de tesoreria

La tesorería en la empresa hace referencia al dinero disponible en caja o en la cuenta corriente. Un buen presupuesto de tesorería tiene como objetivos:

• Asegurar la liquidez en la actividad del día a día.
• Prever con suficiente antelación los riesgos de la falta de fondos y poder así corregir desviaciones.
• Gestionar con mayor eficacia nuestras cuentas.

Contenidos

• La importancia de tener un buen plan de tesorería
• ¿Cómo calcular el presupuesto de tesorería?
• Consejos para llevar una buena gestión de la tesorería
• ¿Cómo mejorar la posición de tesorería?
• Plantilla Excel del presupuesto de tesorería

La importancia de tener un buen plan de tesorería

Ante la situación actual que estamos viviendo, la elaboración de un presupuesto de tesorería se ha convertido en una herramienta fundamental para poder planificar las próximas entradas y salidas de efectivo y así poder determinar los saldos futuros y anticiparse a posibles riesgos . Además, se trata de uno de los documentos que hoy en día las entidades financieras exigen para dar financiación.

¿Cómo calcular el presupuesto de tesorería?

En primer lugar, deberemos tener claro todas aquellas operaciones que, de forma directa o indirecta, acabarán teniendo una repercusión en los movimientos de nuestra tesorería, y no aquellas que no supongan pagos o cobros efectivos como es el caso de las amortizaciones, correcciones valorativas u otras provisiones contables.

Deberemos por tanto considerar:

• Facturas emitidas,que son los cobros originados por nuestra actividad diaria, y que deberían producirse normalmente en la fecha acordada. Si nuestro presupuesto es anual, es necesario tener en cuenta la periodificación, es decir, considerar aquellos cobros pendientes del ejercicio anterior que se liquidan en el actual y de la misma manera no incluir los cobros que se van a hacer efectivos en el período posterior.
• Facturas recibidas,son los pagos a nuestros proveedores. En nombre a nuestra credibilidad es importante efectuar los pagos en la fecha acordada y, por tanto, conocer el vencimiento de estas facturas es imprescindible para disponer de saldo suficiente para hacerles frente.
• Cobro y pago de préstamos y créditosbancarios en cuyo caso los vencimientos, son definidos por el contrato de financiación, donde se detalla la fecha de pago, capital amortizado e intereses de cada cuota en el cuadro de amortización.
• Pago de impuestos.También aquí las fechas de pago están prefijadas, en este caso por la normativa de cada impuesto:
  • Cotizaciones en la seguridad social. Las cotizaciones de autónomo se pagan a finales de cada mes, las de los trabajadores, a finales del mes siguiente.
  • Impuesto sobre el valor añadido (IVA). Para pequeñas y medianas empresas, se paga el día 20 o primer día laborable del mes posterior al final de trimestre. Se liquida la diferencia entre el IVA facturado en el período, y el IVA que nos facturaron otras empresas durante ese mismo período. Si el saldo es a nuestro favor, no se paga nada, y se va compensando hasta que sea necesario pagar algo o bien se solicite a final de año su devolución que se hará efectiva durante el primer trimestre del ejercicio siguiente , si todo es correcto. Es además de los pocos impuestos, al igual que el impuesto de sociedades, que Hacienda permite aplazar su pago.
  • Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). En el caso de los autónomos, se paga un 20% de los rendimientos netos del trimestre (ingresos-gastos), así como el IVA el día 20 del mes que sigue a finales del trimestre. Si no hay beneficios, nada se paga y las pérdidas se pueden compensar. En el caso de los empleados, se les retiene la cantidad sobre las nóminas pagadas cada mes, y después se paga trimestralmente también ese mismo día.
  • Impuesto sobre Sociedades (IS). Las sociedades pagan un impuesto sobre los beneficios obtenidos durante el mes de julio. En caso de pérdidas, no se paga y pueden compensarse con beneficios futuros. También es fácil calcular el importe de los 3 pagos a cuenta a realizar.
• Y finalmente el pago de aquellos gastos que se producen habitualmente y que son totalmente previsibles:
  • Pago de Nóminas, necesario para mantener un ambiente óptimo en la empresa.
  • Pago de suministros (luz, agua, gas, teléfono)
  • Pago de alquileres
  • Pago de dividendos a los socios
  • Pago por inversiones inmobiliarias o financieras
  • Cobros de subvenciones

Deberemos tener en cuenta también todos aquellos ingresos y gastos extraordinarios que se originen por una causa imprevista y que tengan incidencia en nuestro presupuesto.

Consejos para llevar una buena gestión de la tesorería

• El presupuesto de tesorería puede tener distintos horizontes temporales. Es común hacerlo sobre un año, pero puede ser mensual, semanal o incluso diario. Establece qué periodicidad se adecua más a su situación.
• Es necesario mantenerlo. No se trata de un documento fijo, debe revisarse para añadir, quitar o rectificar cantidades y vencimientos. No tiene sentido que si tenemos un presupuesto anual, por ejemplo, no se revise por los efectos que ha tenido en la tesorería de muchas empresas la COVID-19.
• Si existe la previsión de algún saldo negativo, debe actuar rápidamente. Quedarse sin fondos genera inseguridad y demoras en el pago de las deudas. Si este retraso no está claramente justificado, por pequeño que sea, nuestra imagen quedará dañada en operaciones futuras.
• Aunque el saldo sea positivo, es necesario evaluar los posibles riesgos e imprevistos y mantener una reserva de emergencia a la que acudir en caso de necesidad. Aunque es difícil prever situaciones como la que sufrimos en la actualidad, empresas con ese fondo de emergencia dotado habrán podido responder mejor a la crisis.
• En esta línea, se pueden cubrir diferentes escenarios, uno para una evolución estable del negocio, otro más pesimista en relación a las ventas previstas y otro más optimista. Todo esto considerando que estas variaciones afectarán también evidentemente a nuestra previsión de gastos corrientes e impuestos.

¿Cómo mejorar la posición de tesorería?

1. Hacer presupuestos de tesorería: ¿Cómo sabemos si nuestra empresa es capaz de generar mayores ingresos que gastos? Si no tenemos una herramienta que nos permita medirlo y realizar previsiones seguramente no tomaremos la decisión más acertada para mejorar nuestra posición. La idea es anticipar los momentos en los que la tesorería puede estar sometida a tensiones, y, por tanto, tomar acciones acertadas (retrasar una compra, por ejemplo). Una insuficiente liquidez incluso momentánea puede llevarnos a cerrar el negocio.
2. Trabajar sobre las cuentas a cobrar (clientes). Los ingresos en la cuenta bancaria de la empresa no suelen coincidir con las ventas, puesto que en la mayoría de las ocasiones concedemos plazos de pago a nuestros clientes. Para ir bien lo ideal sería cobrar siempre al contado, pero en muchos casos esto no es posible, y además existen límites que fija la ley en concepto de pagos en efectivo para combatir el blanqueo. Sin embargo, se pueden tomar ciertas medidas para reducir el saldo de estas cuentas a cobrar, entre ellas:
   0. Revisar las condiciones de cobro de todos los clientes, y sólo dar crédito a los verdaderamente importantes (por estratégicos y bonos pagadores).
   1. Realizar llamadas recordatorias a los clientes antes del vencimiento de la factura para anticipar posibles problemas o disculpas de mal pagador (reclamaciones comerciales, facturas que no han recibido) y acortar así plazos en la resolución del problema.
   2. Llevar un estricto seguimiento de las facturas vencidas y no cobradas, siguiendo un plan de reclamación, actualizado semanalmente, y por supuesto dejar de dar crédito al cliente que haya impago una vez.
   3. Estudiar el coste de dar descuentos comerciales a cambio de recortar plazos de cobro.
3. Trabajar sobre las cuentas a pagar (proveedores): Al igual que intentamos acortar los plazos de cobro por parte de los clientes, es lógico probar hacer exactamente lo contrario con nuestros proveedores. Sin duda ellos buscarán el objetivo inverso al nuestro, y, por tanto, no será fácil. Sin embargo, si somos un cliente buen pagador, tenemos mayores posibilidades. El no por respuesta ya lo tenemos asegurado, así que no perdemos nada por probarlo.
4. Optimizar el stock: Otro aspecto a intentar reducir es el valor de nuestras existencias. En este caso, la clave está en encontrar el equilibrio entre una disponibilidad suficiente, que no suponga una rotura de stocks de nuestros productos, tan dañina para la imagen comercial de la empresa, y el incremento de nuestra tesorería por no financiar un stock desproporcionado. Para ello, lo ideal será tener el cálculo de la rotación de stock, el número de días de ventas que representan las existencias por cada producto.
5. Hacer de la tesorería una prioridad para todos: Concienciar a todos nuestros empleados de cómo pueden ayudar con sus acciones a mejorar la situación de tesorería de la empresa. Los comerciales deben entender que su objetivo no es sólo vender, sino vender y cobrar lo antes posible. Por eso recomendamos establecer políticas de retribución de las comisiones que se pagan a los vendedores por las ventas, sólo cuando éstas se hayan cobrado.
6. Fondo de Emergencia: A raíz de lo que ha pasado estos últimos años y en la medida de lo posible, dotar a un fondo de emergencia que nos permita cubrir situaciones imprevistas.

Plantilla Excel del presupuesto de tesorería

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